Warum eine intelligente Tourenplanung den Außendienst erfolgreicher macht
Effiziente Tourenplanung schafft mehr Zeit für das, was im Außendienst zählt: den Kunden. Durch eine intelligente Planung lassen sich Fahrtzeiten reduzieren, Besuchsfrequenzen erhöhen und verfügbare Mitarbeiterkapazitäten besser nutzen. Erfahren Sie, welche Möglichkeiten die strategische und operative Tourenplanung bietet.
Im Vertriebsaußendienst konkurriert jede Minute auf der Straße mit einer potenziellen Umsatzchance. Anders als in der Logistik oder im Kundendienst, wo Fahrtzeiten ein kalkulierter Teil des Geschäftsmodells sind, bedeutet unnötige Fahrzeit im Vertrieb direkt entgangene Zeit für Kundenbesuche – und damit entgangenen Umsatz.
Eine professionelle Tourenplanung setzt genau hier an: Sie reduziert unnötige Fahrzeiten und schafft dadurch mehr verfügbare Zeit für Kundenbesuche. Diese gewonnene Zeit kann genutzt werden, um mehr Kunden zu besuchen oder bestehende Termine ausführlicher zu gestalten. Studien zeigen, dass Unternehmen durch eine effiziente und professionelle Tourenplanung bis zu 120 Personenstunden pro Jahr einsparen können.
Die durch effizientere Tourenplanung gewonnene Zeit muss dabei nicht zwangsläufig in zusätzliche Besuche fließen. Sie kann ebenso genutzt werden, um mehr Zeit für einzelne Kundentermine einzuplanen – und damit die Qualität der Kundenbetreuung zu erhöhen.
Wie können Außendienstbesuche optimiert werden?
Es gibt verschiedene Ansätze, um Fahrtzeiten zu reduzieren und dadurch mehr Zeit für Kundenbesuche zu schaffen. Die gewonnene Zeit kann genutzt werden, um die Besuchsfrequenz zu erhöhen oder mehr Zeit für einzelne Kundentermine einzuplanen. Abhängig von den konkreten Anforderungen und Rahmenbedingungen wird im besten Fall eine Kombination aus strategischer und operativer Tourenplanung eingesetzt.
Was ist strategische Tourenplanung?
Die strategische Tourenplanung befasst sich im Wesentlichen mit dem Zuschnitt der Außendienstgebiete und der Zuordnung von Kunden zu Mitarbeitern. Die Berechnung einer sogenannten Rahmentourenplanung – unter Berücksichtigung von Besuchsrhythmus, Besuchsdauer und verfügbarer Mitarbeiterkapazität – zeigt, wie viel Zeit für Kundenbesuche tatsächlich zur Verfügung steht. So lässt sich beispielsweise erkennen, ob bestehende Kapazitäten für zusätzliche Besuche genutzt werden können oder ob sich durch eine Reduzierung der Fahrzeiten mehr Zeit für einzelne Kundentermine gewinnen lässt.
In diesem Zusammenhang werden reihenfolgeoptimierte Tourenpläne für bis zu einem Jahr erstellt, die als Besuchsvorschläge für die Mitarbeiter genutzt werden können. Erfolgt die Bereitstellung dieser Tourenpläne durch die Vertriebsleitung oder den Innendienst, spricht man auch von einer zentralen Tourenplanung.
Ein enger Zusammenhang besteht dabei zur Gebietsplanung: Nur wenn die Gebiete sinnvoll zugeschnitten sind, kann eine Tourenplanung ihr volles Potenzial entfalten. Welche Fehler bei der Gebietsplanung im Außendienst häufig auftreten und wie Sie diese vermeiden können, zeigen wir in unserem Beitrag Die häufigsten Fehler in der Gebietsplanung.
Operative Tourenplanung: Flexibel auf Veränderungen reagieren
Liegt die Verantwortung für die Streckenkoordination bei den Mitarbeitern selbst, spricht man von einer dezentralen Planung. Mit Unterstützung geeigneter Lösungen und Zugriff auf vertriebsrelevante Daten – wie Soll-Besuche, Umsatzpotenziale und Kundenkategorien – planen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eigenverantwortlich die Touren in ihrem Gebiet.
Können dabei kurzfristige Terminausfälle oder Verkehrsbehinderungen berücksichtigt werden, spricht man von operativer Tourenplanung. Diese Form der Planung ist besonders flexibel und reagiert direkt auf das Tagesgeschehen – ein entscheidender Vorteil in dynamischen Vertriebsumfeldern.
Wie eine datenbasierte Analyse der Auslastung Ihres Außendienstes dabei helfen kann, die richtigen Grundlagen für die Tourenplanung zu schaffen, zeigt unser Beitrag Wie ausgelastet ist Ihr Außendienst wirklich?
easymap Tourenplanung: Strategische Optimierung für Ihren Außendienst
Mit dem Funktionsbaustein easymap tourenplanung unterstützen wir Sie dabei, Ihre strategische Tourenplanung gezielt zu optimieren. Die Erweiterung stellt Ihnen die Werkzeuge zur Verfügung, um die Effizienz Ihres Außendienstes datenbasiert zu steigern – von der Gebietsanalyse über die Rahmentourenplanung bis hin zur Auslastungsberechnung.
Ergänzend dazu bieten unsere Marktdaten eine fundierte Grundlage, um Kundenpotenziale zu bewerten und Besuchsprioritäten richtig zu setzen. Praktische Einsatzbeispiele finden Sie in unserer Übersicht der Anwendungen mit easymap.
Sie möchten Ihre Tourenplanung im Außendienst optimieren?
Jedes Unternehmen stellt unterschiedliche Anforderungen an die Tourenplanung. Ob Sie Fahrzeiten reduzieren, die Besuchsfrequenz erhöhen, mehr Zeit für einzelne Kundenbesuche gewinnen oder Ihre Außendienstgebiete effizienter organisieren möchten – wir unterstützen Sie mit unserer Software, persönlicher Beratung und Schulungen oder einer gemeinsamen Projektbegleitung.
Sie möchten mehr darüber erfahren? Vereinbaren Sie gerne direkt eine Online-Präsentation oder kontaktieren Sie unser Consulting-Team per E-Mail an consulting@infas360.de oder telefonisch unter +49 228 9591491. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Tourenplanung mit easymap effizient gestalten können.
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