Die häufigsten Fehler in der Gebietsplanung – und wie Sie es besser machen
Eine effiziente Gebietsplanung im Außendienst entsteht selten zufällig. In vielen Unternehmen wachsen Vertriebsgebiete über Jahre historisch – oft mit ungleichen Auslastungen, langen Fahrzeiten und ineffizienten Strukturen als Folge. In diesem Beitrag zeigen wir typische Fehler in der Gebietsplanung im Außendienst und wie datenbasierte Analysen helfen, Vertriebsgebiete objektiv zu bewerten.
Viele Unternehmen investieren erhebliche Ressourcen in ihren Vertrieb und Service – und lassen dabei Potenzial liegen, weil ihre Gebietsstrukturen nicht mehr zur aktuellen Realität passen. Historisch gewachsene Gebiete, fehlende Überprüfung, mangelnde Abstimmung: Die Fehler in der Gebietsplanung sind oft bekannt, werden aber häufig unterschätzt – oder erst dann sichtbar, wenn der Schaden bereits entstanden ist.
Bevor wir uns diese Fehler genauer ansehen, lohnt ein kurzer Blick darauf, was Gebietsplanung eigentlich bedeutet – und warum sie so entscheidend für den Vertriebserfolg ist.
Was ist Gebietsplanung?
Gebietsplanung bedeutet die regionale Aufteilung eines Gesamtgebietes in klar definierte Teilgebiete zur effizienten Verwaltung und Nutzung von Ressourcen. Als Ressourcen zählen Vertriebs- oder Servicemitarbeiter, Filialen, Lagerhäuser, Servicezentren oder auch Marketingaktivitäten. Ziel ist die bestmögliche Abdeckung des Marktgebietes, die Verbesserung des Kundenservices, Kostenminimierung und Umsatzsteigerung.
Mit easymap professional steht Ihnen eine Software zur Verfügung, die genau für diese Aufgabe entwickelt wurde: Gebiete analysieren, planen und optimieren – datenbasiert und visuell auf der Karte.
Was sind die Vorteile einer optimalen Gebietsplanung?
Optimaler Abgleich zwischen Ressourcen und Gebieten
Durch die Aufteilung von Gebieten gemäß den Skills und Ressourcen der Vertriebs- oder Servicemitarbeiter kann sichergestellt werden, dass diese effizient eingesetzt werden und Gebietszuschnitte tragfähig sind. Bei der Planung von Liefergebieten geht es um die Minimierung der Lieferzeiten über alle Liefer- und Lagerstandorte. Servicezentren und Servicegebiete können so geplant werden, dass möglichst viele Kunden bedient werden können.
Umsatzsteigerung und Verbesserung des Kundenservice
Die Aufteilung des Marktes in Gebiete bedeutet die Zuordnung einer definierten Gruppe von Kunden, die von einem Vertriebs- oder Servicemitarbeiter möglichst schnell erreicht werden kann. Durch reduzierte Fahrtzeiten bleibt so mehr Zeit für die persönliche Vor-Ort-Betreuung, was wiederum die Kundenbeziehung verbessert und zu höherem Umsatz führt.
Flexibilität
Durch die definierte regionale Zuständigkeit kann auf potenzielle neue Kunden sehr schnell eingegangen und diese in die üblichen Vertriebsprozesse integriert werden. Eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Gebietsstruktur erlaubt es, flexibel auf Veränderungen im Markt, der Kundenstruktur, den Anforderungen der Kunden oder andere Einflüsse zu reagieren und die Betreuungsstrategie immer auf dem aktuellen Stand zu halten.
Wie setzt man eine Gebietsplanung effektiv um?
Einer effektiven Gebietsplanung gehen in der Regel einige Prozesse vorweg, die eine enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen innerhalb des Unternehmens erfordern.
Marktanalyse
Eine gründliche Analyse des Marktes zur Identifikation der Präferenzen und Bedürfnisse der Kunden sowie das Erkennen potenzieller Chancen und Risiken ist unerlässlich. Neben eigenen Unternehmensdaten empfiehlt es sich, weitere externe Daten – je nach Geschäftsbereich – hinzuzuziehen. Dies können beispielsweise soziodemografische Merkmale, branchenspezifische Kennziffern oder B2B-Daten sein. easymap lässt sich hierzu mit zahlreichen Marktdaten erweitern, die eine fundierte Bewertung Ihrer Gebiete ermöglichen. Dabei spielen Themen wie Kundensegmentierung und Persona-Bildung in modernen Vertriebsstrukturen eine zentrale Rolle.
Festlegung von Ressourcen und Zielen
Wenn der Markt und die Zielgruppen bekannt sind, sollten diese mit entsprechenden Besuchshäufigkeiten und Besuchsdauern belegt werden. Dabei gibt es zwei Ansätze: Entweder begrenzt die Verfügbarkeit von Ressourcen die mögliche Anzahl an Besuchen, oder die Anzahl der benötigten Mitarbeiter ergibt sich aus den Besuchsdefinitionen.
Neben diesen beiden zentralen Faktoren gibt es eine Vielzahl weiterer Rahmenbedingungen, die beachtet werden sollten – etwa die Skills von Mitarbeitern und Kunden, Hierarchien, Filial- und Verbundstrukturen, historische Hintergründe sowie lokale Gegebenheiten. Mit der easymap Tourenplanung lassen sich Besuchsdauer und Fahrtzeiten noch besser ins Verhältnis setzen und runden eine optimierte Gebietsstruktur ab. Wie das in der Praxis aussieht, zeigt auch unser Beitrag Wie ausgelastet ist Ihr Außendienst wirklich?
Die häufigsten Fehler in der Gebietsplanung
Und damit zurück zum Ausgangspunkt: Wo scheitern Unternehmen in der Praxis? Drei Fehler begegnen uns besonders häufig.
Mangelnde Kommunikation und zu spätes Einbeziehen der Beteiligten
Gebietsplanung ist kein rein analytischer Prozess – sie ist ein Veränderungsprozess. Mangelnde Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen sowie ein zu spätes Einbeziehen von Beteiligten aller Art – wie Regionalleiter, Betriebsrat, Marketing oder Innendienst – führen oft zu fehlender Akzeptanz für die Veränderung von Gebietsstrukturen. Die beste Planung auf dem Papier bringt wenig, wenn sie in der Praxis nicht mitgetragen wird.
Fehlende Überprüfung und Anpassung
Mangelnde Überprüfung und Anpassung – Stichwort: historisch gewachsen – führen im Laufe der Zeit dazu, dass das Unternehmen nicht mehr in der Lage ist, Vertriebsstrategien kontinuierlich zu verbessern und damit auf Veränderungen im Markt zu reagieren.
Oft führt dies auch zu unausgewogenen Belastungen der Ressourcen und ungleichmäßiger Kundenbetreuung: Einzelne Mitarbeiter arbeiten dauerhaft am Limit, während andere freie Kapazitäten haben. Eine datenbasierte Gebietsplanung im Außendienst hilft dabei, Überlastungen und freie Kapazitäten frühzeitig sichtbar zu machen.
Typische Schwachstellen in der Gebietsplanung im Außendienst werden dabei oft erst spät erkannt. Mehr dazu, wie sich solche Ungleichgewichte sichtbar machen lassen, lesen Sie in unserem Beitrag Wie ausgelastet ist Ihr Außendienst wirklich?
Unzureichende Kundensegmentierung
Vor allem bei sich verändernden Rahmenbedingungen im Markt oder im Portfolio des Unternehmens hat eine fehlende oder unzureichende Kundensegmentierung zur Folge, dass Mitarbeiter nicht adäquat auf den Kunden reagieren und passende Angebote machen können. Eine Gebietsplanung ist immer nur so gut wie die Datenbasis, auf der sie aufbaut. Einen Überblick über mögliche Anwendungen mit easymap – von der Kundensegmentierung bis zur Gebietsoptimierung – finden Sie auf unserer Website.
Kontaktieren Sie uns für Unterstützung bei optimalen Gebietsstrukturen
Die Anforderungen in der Gebietsplanung sind so vielfältig wie es Vertriebs- und Servicemitarbeiter im Markt gibt. Wir helfen Ihnen, Vertrieb und Service räumlich näher an den Kunden zu bringen – ob durch unsere Software, individuelle Beratung und Schulungen oder eine gemeinsame Projektbegleitung.
Sprechen Sie uns einfach an – per Mail an consulting@infas360.de oder telefonisch unter +49 228 9591491 – und wir entwickeln gemeinsam mit Ihnen Ihre optimalen Gebietsstrukturen. Oder vereinbaren Sie direkt eine Online-Präsentation und sehen Sie easymap in Aktion.
Weitere Informationen zu unserer Gebietsplanungs-Software finden Sie unter easymap.one.
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