Vertriebsgebiete überprüfen: 3 Warnsignale, dass Ihre Gebietsstruktur nicht mehr passt
Ungleichmäßige Auslastung, veränderte Potenziale oder steigende Fahrzeiten können darauf hinweisen, dass eine Gebietsstruktur nicht mehr optimal funktioniert. Diese drei Warnsignale sollten Sie genauer prüfen.
Vertriebsgebiete verändern sich selten von heute auf morgen. Kunden kommen hinzu, Potenziale verschieben sich, Mitarbeitende wechseln – und irgendwann passt die ursprüngliche Gebietsstruktur nicht mehr zu den aktuellen Bedingungen.
Drei Anzeichen sollten deshalb genauer betrachtet werden:
1. Die Auslastung der Vertriebsmitarbeitenden driftet auseinander
Ein deutliches Warnsignal ist eine dauerhaft ungleichmäßige Auslastung innerhalb des Außendienstteams. Während einige Mitarbeitende kaum alle geplanten Kundenbesuche bewältigen können, verfügen andere über freie Kapazitäten.
Kurzfristige Unterschiede sind dabei völlig normal. Problematisch wird es, wenn sich diese Unterschiede über längere Zeit hinweg verfestigen.
Die Ursachen müssen nicht bei der Arbeitsweise einzelner Mitarbeitender liegen. Häufig haben sich die Rahmenbedingungen der Gebiete verändert:
- Der Kundenbestand ist in einzelnen Regionen stärker gewachsen.
- Neue Kunden und Geschäftspotenziale sind hinzugekommen.
- Besuchshäufigkeiten oder Betreuungsanforderungen haben sich verändert.
- Wirtschaftliche Entwicklungen haben regionale Schwerpunkte verschoben.
Eine ursprünglich ausgewogene Gebietsstruktur kann dadurch nach und nach aus dem Gleichgewicht geraten.
Die Folgen sind nicht nur organisatorischer Natur. Überlastete Mitarbeitende haben weniger Spielraum für zusätzliche Kundenkontakte, während vorhandene Kapazitäten in anderen Gebieten möglicherweise nicht vollständig genutzt werden.
Wenn sich die Arbeitsbelastung zwischen vergleichbaren Vertriebsgebieten dauerhaft deutlich unterscheidet, lohnt sich deshalb ein genauer Blick auf die zugrunde liegende Gebietsstruktur.
2. Die Potenzialverteilung passt nicht mehr zur Gebietsstruktur
Nicht jedes Vertriebsgebiet bietet die gleichen Marktchancen. Entscheidend ist deshalb nicht allein, wie viele Kunden einem Mitarbeitenden zugeordnet sind, sondern auch, welches Potenzial in seinem Gebiet steckt.
Ein Gebiet kann beispielsweise eine große Zahl attraktiver Bestandskunden und potenzieller Neukunden umfassen, während ein anderes deutlich weniger Geschäftsmöglichkeiten bietet.
Solche Unterschiede entstehen häufig schleichend. Marktpotenziale verändern sich, Unternehmen wachsen oder verschwinden, neue Zielgruppen entstehen und regionale Entwicklungen verschieben die wirtschaftliche Bedeutung einzelner Gebiete.
Das kann dazu führen, dass Vertriebsergebnisse zunehmend von der Ausgangssituation des jeweiligen Gebietes beeinflusst werden.
Typische Anzeichen sind:
- Einzelne Gebiete bieten dauerhaft deutlich mehr Umsatz- oder Kundenpotenzial als andere.
- Die Zielerreichung unterscheidet sich stark zwischen den Gebieten.
- Besonders attraktive Kundengruppen konzentrieren sich auf wenige Regionen.
- Mitarbeitende bearbeiten Gebiete mit sehr unterschiedlichen Marktchancen.
Ein Blick auf die reine Vertriebsleistung reicht in solchen Situationen nicht immer aus. Um Unterschiede richtig einzuordnen, sollten auch Kundenstrukturen und Marktpotenziale berücksichtigt werden.
Eine regelmäßige Analyse der Potenzialverteilung macht sichtbar, ob die heutige Gebietsplanung noch zu den tatsächlichen Marktchancen passt.
3. Immer mehr Arbeitszeit geht für Fahrten verloren
Auch die Entwicklung der Fahrzeiten kann ein Hinweis darauf sein, dass eine Gebietsstruktur nicht mehr optimal funktioniert.
Historisch gewachsene Gebiete führen beispielsweise dazu, dass Kunden weit auseinanderliegen oder Gebietsgrenzen nicht mehr sinnvoll zur aktuellen Kundenstruktur passen. Die Folge: Außendienstmitarbeitende verbringen mehr Zeit unterwegs und weniger Zeit bei ihren Kunden.
Dabei geht es nicht nur um die reine Entfernung. Entscheidend ist, wie viel der verfügbaren Arbeitszeit tatsächlich für Kundenkontakte genutzt werden kann. Eine Studie der Ruhr-Universität Bochum und Mercuri International zeigt, welche Bedeutung Reisezeiten im Außendienst haben und wie viel Zeit dadurch gebunden werden kann.
Drei Fragen helfen bei einer ersten Einschätzung:
- Wie viel Zeit verbringt der Außendienst tatsächlich bei Kunden?
- Wie viel Arbeitszeit entfällt auf Fahrten?
- Wie sinnvoll sind die aktuellen Gebietsgrenzen im Verhältnis zur geografischen Verteilung der Kunden?
Steigen die Fahrzeiten, während gleichzeitig die Besuchsfrequenz oder die verfügbare Kundenzeit sinkt, kann dies auf Optimierungspotenzial in der Gebietsstruktur hindeuten.
Gerade im Außendienst ist dieser Zusammenhang relevant: Eine effiziente Tourenplanung kann dazu beitragen, unnötige Fahrzeiten zu reduzieren und mehr Zeit für Kundenbesuche, Beratung und Betreuung zu schaffen.
Vertriebsgebiete regelmäßig überprüfen
Eine Gebietsstruktur sollte nicht erst dann hinterfragt werden, wenn deutliche Probleme auftreten. Regelmäßige Überprüfungen helfen, Veränderungen frühzeitig zu erkennen und gezielt zu reagieren.
Dabei sollten unterschiedliche Faktoren gemeinsam betrachtet werden: Kundenbestände, Marktpotenziale, Besuchsanforderungen, Mitarbeitendenkapazitäten, geografische Verteilungen und Fahrzeiten.
Eine datenbasierte Analyse hilft dabei, nicht nur einzelne Auffälligkeiten zu betrachten, sondern Zusammenhänge zwischen den verschiedenen Faktoren sichtbar zu machen.
So lässt sich beispielsweise prüfen, ob ein stark ausgelastetes Gebiet tatsächlich zu viele Kunden enthält, besonders hohe Besuchsanforderungen aufweist oder ungünstig zugeschnitten ist. Ebenso kann sichtbar werden, ob freie Kapazitäten mit einem geringeren Marktpotenzial oder einer ungünstigen Kundenverteilung zusammenhängen.
Eine solche Überprüfung muss dabei nicht zwangsläufig zu einer vollständigen Neuplanung führen. Manchmal reichen bereits gezielte Anpassungen einzelner Gebiete, um Belastungen auszugleichen, Potenziale besser zu verteilen oder Fahrzeiten zu reduzieren.
Vertriebsgebiete sollten mit dem Markt mitwachsen. Wer Veränderungen bei Auslastung, Potenzialen oder Fahrzeiten frühzeitig erkennt, kann bestehende Strukturen gezielt überprüfen und anpassen – bevor aus kleinen Ungleichgewichten größere Probleme werden.
Wie eine professionelle Gebietsplanung dabei unterstützt, Vertriebsgebiete systematisch zu analysieren, zu bewerten und zu optimieren, zeigen wir in unserem Beitrag Die häufigsten Fehler in der Gebietsplanung – und wie Sie es besser machen.
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